Retour de vacances: 1.000 mails non lus ! La méthode pour devenir maître en e-mailing

L’inflation des e-mails devient source de stress. Notre boîte de réception est si encombrée que nous avons du mal à discerner ceux qu’il faut traiter en priorité. Nous pouvons facilement tomber dans le piège de l’instantanéité et oublier que notre mission ne consiste pas à répondre aux mails.


Dans son livre « La Boîte à outils de l'Efficacité professionnelle », Pascale Bélorgey donne des astuces pour devenir plus productif.


La méthode caP nous permet de traiter nos mails par paquets, en deux étapes

-1 L’analyse des mails reçus pour isoler ceux qui requièrent une action

-2 Un traitement spécifique selon la durée de l’action

Entre deux séquences CAP, nous pouvons nous concentrer sur nos activités essentielles.

Pourquoi l’utiliser ?

Objectif La méthode CAP nous permet de nous concentrer sur nos activités essentielles sans nous laisser submerger par la gestion des mails.

Contexte Ouvrez une « séquence CAP » deux à trois fois par jour. Au préalable, créez vos dossiers de classement.

Comment l’utiliser ?

Étapes :

1 Choisissez votre rythme de traitement

Deux à tris séquences par jour suffisent.

► Choisissez l’heure selon les rythmes de votre fonction, si possible quand votre énergie est basse. Idéalement, programmez la première séquence vers 11 heures le matin.

►Le reste du temps, désactivez les alertes ou fermez l’application.

► Analysez les mails reçus et faites le tri.

► Classement : classez les mails qui ne nécessitent aucune action à court terme mais dont vous aurez besoin plus tard sur tel dossier. Attention, l’archivage prend du temps. Ne conservez que les informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs.

► Action : laissez dans la boîte de réception les mails qui impliquent une action ou une réponse à court terme. Vous pouvez déjà identifier d’un drapeau les mails importants ou délicats dont le traitement prendra plus de 2 minutes.

► Poubelle : supprimez directement les autres (spams, informations dont vous avez pris connaissance, fils de discussion, etc.). Ne lésinez pas ! Tout mail peu important pollue votre messagerie et freine votre efficacité.

2 Priorisez vos actions

► Les mails de moins de 2 minutes peuvent être traités en période de basse énergie, donc potentiellement lors de votre séquence CAP, sauf si vous avez détecté des urgences plus importantes dans les autres mails. Fixez-vous un objectif de rapidité pour cette catégorie, avec un temps limité, par exemple 10 mails en moins de 15 minutes chrono !

► Les mails de plus de 2 minutes urgents : réservez-leur une plage horaire dans la journée ou à la fin de votre séquence CAP. N’hésitez pas à négocier (avec un mail de moins de 2 minutes) le délai ou le degré de votre contribution.

►Les mails de plus de 2 minutes non urgents : planifiez-les dans votre agenda par copier- coller ou en les collant dans un rendez-vous.

►Les invitations à des réunions : adaptez vos réponses selon vos priorités.

N’acceptez pas tout, proposez les horaires qui vous arrangent.

Méthodologie et conseils

1 Limitez le flux des mails

►Ne répondez pas à tout.

►Utilisez des espaces de stockage partagés (Dropbox, SharePoint…).

►Indiquez dans vos messages d’absence du bureau les personnes idoines à contacter.

2 Facilitez votre tri

►Utilisez l’aperçu partiel et le tri par expéditeur ou objet.

►Adoptez pour vos mails la même structure d’archivage que pour vos dossiers.

Source: www.business.lesechos.fr

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