L’inflation des e-mails devient source de stress. Notre boîte de réception est si encombrée que nous avons du mal à discerner ceux qu’il faut traiter en priorité. Nous pouvons facilement tomber dans le piège de l’instantanéité et oublier que notre mission ne consiste pas à répondre aux mails.
Dans son livre « La Boîte à outils de l'Efficacité professionnelle », Pascale Bélorgey donne des astuces pour devenir plus productif.
La méthode caP nous permet de traiter nos mails par paquets, en deux étapes
-1 L’analyse des mails reçus pour isoler ceux qui requièrent une action
-2 Un traitement spécifique selon la durée de l’action
Entre deux séquences CAP, nous pouvons nous concentrer sur nos activités essentielles.
Pourquoi l’utiliser ?
Objectif La méthode CAP nous permet de nous concentrer sur nos activités essentielles sans nous laisser submerger par la gestion des mails.
Contexte Ouvrez une « séquence CAP » deux à trois fois par jour. Au préalable, créez vos dossiers de classement.
Comment l’utiliser ?
Étapes :
1 Choisissez votre rythme de traitement
Deux à tris séquences par jour suffisent.
► Choisissez l’heure selon les rythmes de votre fonction, si possible quand votre énergie est basse. Idéalement, programmez la première séquence vers 11 heures le matin.
►Le reste du temps, désactivez les alertes ou fermez l’application.
► Analysez les mails reçus et faites le tri.
► Classement : classez les mails qui ne nécessitent aucune action à court terme mais dont vous aurez besoin plus tard sur tel dossier. Attention, l’archivage prend du temps. Ne conservez que les informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs.
► Action : laissez dans la boîte de réception les mails qui impliquent une action ou une réponse à court terme. Vous pouvez déjà identifier d’un drapeau les mails importants ou délicats dont le traitement prendra plus de 2 minutes.
► Poubelle : supprimez directement les autres (spams, informations dont vous avez pris connaissance, fils de discussion, etc.). Ne lésinez pas ! Tout mail peu important pollue votre messagerie et freine votre efficacité.
2 Priorisez vos actions
► Les mails de moins de 2 minutes peuvent être traités en période de basse énergie, donc potentiellement lors de votre séquence CAP, sauf si vous avez détecté des urgences plus importantes dans les autres mails. Fixez-vous un objectif de rapidité pour cette catégorie, avec un temps limité, par exemple 10 mails en moins de 15 minutes chrono !
► Les mails de plus de 2 minutes urgents : réservez-leur une plage horaire dans la journée ou à la fin de votre séquence CAP. N’hésitez pas à négocier (avec un mail de moins de 2 minutes) le délai ou le degré de votre contribution.
►Les mails de plus de 2 minutes non urgents : planifiez-les dans votre agenda par copier- coller ou en les collant dans un rendez-vous.
►Les invitations à des réunions : adaptez vos réponses selon vos priorités.
N’acceptez pas tout, proposez les horaires qui vous arrangent.
Méthodologie et conseils
1 Limitez le flux des mails
►Ne répondez pas à tout.
►Utilisez des espaces de stockage partagés (Dropbox, SharePoint…).
►Indiquez dans vos messages d’absence du bureau les personnes idoines à contacter.
2 Facilitez votre tri
►Utilisez l’aperçu partiel et le tri par expéditeur ou objet.
►Adoptez pour vos mails la même structure d’archivage que pour vos dossiers.
Source: www.business.lesechos.fr
